Gentile Cliente,
si invia un riepilogo per la gestione dei rimborsi spese da parte dei lavoratori autonomi.
1. Rimborsi delle spese anticipate in nome e per conto del cliente
I rimborsi spese documentati, sostenuti in nome e per conto del cliente, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo, a condizione che, sotto l’aspetto sostanziale, si tratti di spese che non costituiscono il mezzo per assolvere l’incarico, bensì l’oggetto del mandato stesso.
Ad esempio, rientrano in questa categoria:
- il pagamento per conto del cliente di imposte o altre somme;
- l’adempimento di formalità in nome e per conto del cliente.
Come procedere:
- la spesa deve essere documentata e intestata al cliente;
- la documentazione deve essere allegata o comunque trovarsi in atti depositati presso pubblici uffici.
2. Rimborsi delle spese sostenute per lo svolgimento della professione
Non concorrono alla formazione del reddito imponibile i rimborsi delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente.
Si tratta, ad esempio, dei rimborsi per:
- spese di viaggio;
- vitto e alloggio;
- altre spese sostenute dal professionista per svolgere la propria attività.
In tale categoria rientrano, in pratica, tutti i rimborsi con caratteristiche diverse da quelli afferenti alle spese anticipate in nome e per conto del cliente.
Allo stesso tempo, tali spese non sono deducibili dal reddito di lavoro autonomo del soggetto che le sostiene.
Come procedere:
l’analiticità dell’addebito, atta a escludere il rimborso dall’imponibile, sussiste se le spese sono, nel contempo:
- effettivamente sostenute dal professionista in relazione allo svolgimento dell’incarico professionale;
- indicate in fattura in modo separato rispetto ai compensi spettanti.
Oneri probatori
Le spese riaddebitate devono essere comprovate da idonea documentazione da cui si evinca puntualmente:
- la tipologia di spesa sostenuta;
- l’esatta riferibilità all’attività professionale.
Ciò al fine di consentire un controllo di coerenza e correttezza.
2.1. Imponibilità dei rimborsi chilometrici
Concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo i rimborsi chilometrici che, per quanto indicati separatamente in fattura, sono:
- concordati preventivamente con il committente;
- calcolati sulla base di parametri oggettivi, documentabili mediante il prospetto riepilogativo delle attività svolte;
- commisurati ai chilometri effettivamente percorsi e alla tariffa pattuita.
2.2. Tracciabilità dei pagamenti
Le somme percepite a titolo di rimborso delle spese, sostenute nel territorio dello Stato, relative a:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio;
- trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi o noleggio con conducente,
concorrono alla formazione del reddito se i pagamenti non sono eseguiti con strumenti tracciabili.
A titolo esemplificativo, sono considerati strumenti tracciabili:
- versamento bancario o postale;
- carte di debito, di credito e prepagate;
- assegni bancari e circolari;
- Satispay o altra app per smartphone collegata a un IBAN.
Ugualmente, le spese sostenute nel territorio dello Stato relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC sono deducibili a condizione che i pagamenti siano stati eseguiti con strumenti tracciabili.
2.3. Spese non rimborsate dal committente
Se il committente non rimborsa le spese addebitategli, per evitare che il costo resti, di fatto, indeducibile in capo all’esercente arti e professioni, viene introdotta una disciplina analoga a quella prevista, nell’ambito del reddito d’impresa, per la deducibilità delle perdite su crediti.
In particolare, si prevede che le spese non rimborsate da parte del committente siano deducibili dalla data in cui:
- il committente ha fatto ricorso o è stato assoggettato a uno degli istituti di regolazione della crisi e dell’insolvenza disciplinati dal DLgs. 14/2019, o a procedure estere equivalenti, previste in Stati o territori con i quali esiste un adeguato scambio di informazioni;
- la procedura esecutiva individuale nei confronti del committente sia rimasta infruttuosa;
- il diritto alla riscossione del corrispondente credito è prescritto.
2.4. Spese dedotte e successivamente rimborsate
Nel caso in cui le spese oggetto di deduzione siano successivamente rimborsate, le stesse concorreranno alla formazione del reddito di lavoro autonomo nel periodo d’imposta della relativa percezione.
2.5. Contribuenti in regime forfetario
Nell’ambito del regime forfetario rientrano tra i compensi i rimborsi spese, analitici o forfetari, addebitati in fattura al committente, come ad esempio quelli relativi a:
- viaggio;
- vitto;
- alloggio.
Restano invece escluse le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto del cliente.
In linea con questa impostazione, è stato chiarito che l’imposta di bollo applicata in fattura dal contribuente in regime forfetario e chiesta a rimborso al cliente assume natura di ricavo o compenso e concorre alla determinazione forfetaria del reddito soggetto a imposta sostitutiva.
In assenza di chiarimenti ufficiali, è stato ritenuto che, per i contribuenti in regime forfetario, nulla cambi dal punto di vista della determinazione del reddito.
3. Spese prepagate dal committente
Tutte le spese relative all’esecuzione di un incarico conferito e sostenute direttamente dal committente non costituiscono compensi in natura per il professionista.
Pertanto, per l’artista e il professionista sono irrilevanti i valori corrispondenti a tutti i beni e servizi acquistati dal committente, di cui lo stesso professionista ha beneficiato per rendere la propria prestazione:
- sia quali compensi in natura;
- sia quali spese per la produzione del reddito da addebitare in fattura.
In pratica, gli artisti e i professionisti:
non possono considerare il relativo ammontare quale componente di costo deducibile dal proprio reddito.di lavoro autonomo.
non devono riaddebitare in fattura tali spese al committente;